Arbeitsfelder

Juleica von A-Z

 

Administrator:
Der Administrator ist eine Person, die für einen Träger die Anträge im System bearbeiten kann. Er kann auch neue Träger (im Rahmen der Rechte des jeweiligen Trägers) und Benutzer anlegen und die Rechte an die Benutzer vergeben.

Aliasbezeichnung:
Unter „Alias“ sollten andere gängige Bezeichnungen (z.B.: Jugendzentrum = JuZ, JZ,...) für den Träger angegeben werden. Diese werden in die Ähnlichkeitssuche einbezogen und erleichtern es später dem_der Jugendleiter_in, den richtigen freien Träger zu finden.

Antragsnummer:
Die Antragsnummer ist nicht mit der späteren Juleica-Nummer zu verwechseln. Bei der Antragsnummer handelt es sich um eine laufende Nummer im System, es gibt also für jeden Antrag eine neue Nummer. Die Antragsnummer beginnt immer mit „A-…“.

Antragsstatus:
Jeder Juleica-Antrag muss verschiedene Antragsstadien durchlaufen, bevor die Juleica gedruckt und versendet werden kann. Sobald ein Status gewechselt wird, wird der_die Jugendleiter_in über diesen Statuswechsel und damit über den Stand ihres_seines Antrages informiert.

Es gibt folgende Antragsstadien:
100 – (Eingabe begonnen) Der_die Antragsteller_in hat den Antrag noch nicht abgeschickt.
110 – (abgeschickt, Träger nicht gefunden) Ein Antrag, bei dem kein Träger ausgewählt wurde, wurde noch nicht von der zuständigen Person übernommen.
120 – (zur Genehmigung FT) Der freie Träger hat dem Juleica-Antrag noch nicht zugestimmt.
200 – (zur Genehmigung ÖT) Der öffentliche Träger hat dem Juleica-Antrag noch nicht zugestimmt.
210 – (vorläufige Ablehnung durch FT) Der freie Träger hat den Antrag vorläufig abgelehnt und die Person, die den Antrag gestellt hat, hat noch nicht nachgebessert.
300 – (Druckfreigabe offen) Die Druckfreigabe wurde noch nicht erteilt.
310 – (vorläufig abgelehnt durch ÖT) Der öffentliche Träger hat den Antrag vorläufig abgelehnt und der_die Antragsteller_in hat noch nicht nachgebessert.
400 – (druckfrei) Die Druckerei hat den Auftrag noch nicht abgerufen.
500 – (durch Druckerei abgerufen) Die Juleica wurde noch nicht gedruckt.

Archiv:
Im Archiv werden alle Anträge für die Dauer der Gültigkeit der Juleica, zuzüglich 6 weiterer Monate, gespeichert. Die Anträge gelangen in das Archiv, wenn sie gedruckt und versendet oder endgültig abgelehnt wurden. Im Archiv gibt es für die Träger auch die Möglichkeit für einen CSV-Export der archivierten Anträge des jeweiligen Trägers.

Benutzer:
Ein Benutzer ist eine Person, die für einen Träger die Anträge im System bearbeiten kann. Die Benutzer können Anträge prüfen und freischalten. Alle weiteren Funktionen kann nur ein => Administrator ausführen.

CSV-Export:
Mit Hilfe des CSV-Exports können sich die Träger die Daten ihrer gültigen Juleica-Anträge für die weitere Auswertung und Archivierung herunterladen.  Die Daten werden im CSV-Format abgespeichert. CSV-Dateien können mit Programmen zur Tabellenkalkulation oder mit einfachen Texteditoren geöffnet werden.

Ebenen:
Die Juleica-Datenbank unterscheidet zwischen den drei föderalen Ebenen:
Landesebene (Ebene 1), Kreisebene (Ebene 2) und Ortsebene (Ebene 3).

Erinnerungsstufen/Eskalationsstufen:
Es gibt vier verschiedene Erinnerungsstufen (grün, gelb, orange und rot). Wenn ein Antrag zu lange unbearbeitet bleibt, wird der Antrag in die nächsthöhere Stufe verschoben.
Gleichzeitig werden Erinnerungs-E-Mails an die betreffenden Träger und an den_die Jugendleiter_in versandt. Ein Antrag kann derzeit erst in der Stufe rot gelöscht werden.

freier Träger, Abkürzung im System (FT):
Der Träger, für den der_die Jugendleiter_in ehrenamtlich tätig ist. Dies kann sowohl ein freier Träger (z.B. Jugendverband, Jugendinitiative o.ä.) als auch ein öffentlicher Träger (z.B. Jugendtreff des Jugendamtes) sein.

Gemeindekennzahl/Gemeindeschlüssel (GKZ):
Jede Gemeinde in Deutschland verfügt über eine eigene Gemeindekennzahl. Diese setzt sich aus acht Ziffern zusammen. Die ersten beiden Ziffern bezeichnen das jeweilige Bundesland (05 für NRW), die nächste Ziffer den Regierungsbezirk, dann folgen zwei Ziffern für den jeweiligen Kreis beziehungsweise die kreisfreie Stadt und die letzten drei Ziffern stehen für die jeweilige Gemeinde beziehungsweise den Ort.

Gruppenantrag:
Jeder Träger hat die Möglichkeit, über die Gruppenantragsfunktion der Juleica-Datenbank für die Jugendleiter_innen die Anträge zu stellen.

Identität übernehmen:
Wenn ein freier Träger einen Gruppenantrag für eine seiner Untergliederungen stellen will, muss er zunächst mit einem Klick auf die Schaltfläche „Träger verwalten“ die Identität der jeweiligen Untergliederung übernehmen.

Juleica-Nummer:
Die Juleica-Nummer besteht aus zwölf Ziffern. Die ersten acht Ziffern geben die jeweilige => GKZ an, die folgenden vier sind eine laufende Nummerierung. Alle Juleica-Nummern in NRW beginnen daher mit 05.

Öffentlicher Träger, Abkürzung im System (ÖT):
Häufig ist das Jugendamt der öffentliche Träger. Alternativ kann die Aufgaben des öffentlichen Trägers im Juleica-Antragsverfahren auch ein freier Träger (z.B. Jugendring) wahrnehmen, der vom öffentlichen Träger damit betraut wurde.

Jugendleiterin/Jugendleiter:
Der_die Jugendleiter_in ist Antragsteller_in im Juleica-Antragsverfahren.

Kategorien:
Die Kategorien der Träger (zu sehen im Trägerprofil) dienen lediglich einer statistischen Zuordnung.

kombinierter Träger, Abkürzung im System (KT):
Öffentliche Träger, die selbst auch als freier Träger fungieren, können als „kombinierte Träger” angelegt werden. In diesem Fall werden die Juleica-Anträge nur durch einen Träger bearbeitet und freigeschaltet.

Landeskoordinierungsstelle Juleica:
Dies ist die zentrale Ansprechstelle zur Juleica in NRW. Sie ist im Rahmen eines Projektes beim Landesjugendring NRW e.V. angesiedelt. Die  Landeskoordinierungsstelle kümmert sich um Fragen rund um die Juleica in NRW und ist auch zuständig für Fragen zum Antragsverfahren.

Trägererfassung in Nordrhein-Westfalen
Zurzeit läuft die Trägererfassung der Träger auf Landesebene. Anschließend werden die örtlichen Untergliederungen von ihren jeweiligen Trägern erfasst. Für die Jugendverbände übernimmt der Landesjugendring NRW die Erfassung auf Landesebene, die örtlichen Untergliederungen werden dann von den Jugendverbänden angelegt.
Alle weiteren öffentlichen und freien Träger werden von den Jugendämtern erfasst. Die zentrale Erfassung wird von den beiden Landesjugendämtern übernommen.
-> Schaubild

Übernahmecode:
Wenn der_die Jugendleiter_in im Online-Antragsverfahren ihren_seinen Träger nicht gefunden hat, erhält die Person, deren E-Mailadresse im Feld „Träger nicht gefunden“ eingegeben wurde, eine E-Mail mit der Antragsnummer des Juleica-Antrags des_der Jugendleiter_in und einem Übernahmecode, mit dessen Hilfe der Träger den Antrag in seinen Trägeraccount für die weitere Bearbeitung übernehmen kann.

Untergeordnete Träger:
Die Bezeichnung „Untergeordnete Träger“ steht lediglich für eine technische „Unterordnung“ im Sinne der Ebenen in der Juleica-Datenbank und hat nichts mit der tatsächlichen Verantwortung, Unabhängigkeit und Selbstständigkeit des jeweiligen Trägers zu tun.

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Broschüre


"Engagiert – Qualifiziert – Juleica"

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