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FAQ

Häufige Fragen und Antworten - FAQ

Der Login funktioniert nicht - woran kann das liegen?
Der_die Antragstellerin sollte überprüfen, ob im Browser Cookies zugelassen sind. Beim Browser Firefox muss unter "Extras > Einstellungen > Datenschutz" der Haken bei "Cookies von Drittanbietern akzeptieren" gesetzt sein.
Beim Internet Explorer ist die Einstellung unter "Extras > Internetoptionen > Datenschutz > Erweitert > Cookies von Drittanbietern" zu finden und muss auf "annehmen" eingestellt sein oder der Haken muss bei "Automatische Cookiebehandlung aufheben" entfernt werden.

Ich habe mich bei der Registrierung bei meinem Namen vertippt, wie kann ich den ändern?
Wenn du dich bei deinem Namen verschrieben hast, kannst du diesen Fehler nachträglich leider nur ändern, in dem du dein Benutzerkonto komplett löschst, und dich neu registrierst. Bei laufenden Juleica-Anträgen muss dafür der Träger zunächst deinen Juleica-Antrag endgültig ablehnen.

Falls du Vor- und Nachname vertauscht hast, beachte den Hinweis: "Ich habe bei der Registrierung Vor- und Nachnamen vertauscht, wie kann ich den ändern?"

Ich habe Namen und Vornamen verwechselt. Was kann ich tun?
Wurde der Antrag schon abgeschickt, muss man den freien Träger (Verein/Verband) bitten, den Antrag vorläufig abzulehnen. Danach loggt man sich in sein Benutzerkonto ein und klickt unter "Meine Daten" auf "Bearbeiten". Hier gibt es dann die Möglichkeit Namen und Vornamen zu tauschen (neben Namen und Vornamen gibt es dafür ein Feld). Hier könnte man auch die E-Mail-Adresse ändern. Zum Abschluss unbedingt immer "Änderungen speichern" anklicken. Sonst ist die Änderung nicht gültig.

Die E-Mail mit dem Passwort ist nicht mehr vorhanden. Was jetzt?
Auf www.juleica.de/online-antrag.html kann durch einen Klick auf die Schaltfläche "Wenn Du dein Passwort vergessen hast, kannst Du ein neues anfordern." und die Eingabe der E-Mail-Adresse jederzeit ein neues Passwort angefordert werden.

Kann ich die E-Mail-Adresse beim Online-Antrag nachträglich ändern?
Wenn du deine E-Mail-Adresse ändern willst, gib einfach die neue E-Mail-Adresse in das entsprechende Feld ein und klick auf "Änderungen speichern". Anschließend bekommst du an deine alte E-Mail-Adresse eine E-Mail mit einem Bestätigungscode geschickt. Diesen Code musst du dann auf der Seite "Daten ändern" einfügen und auf "E-Mail-Änderung bestätigen" klicken. Erst dann wird die Änderung aktiv.

Es ist deshalb wichtig, dass du die E-Mail-Adresse änderst, so lange du noch Zugriff auf dein bisheriges E-Mail-Konto hast.

Wie kann ich herausfinden, wie ich meine E-Mail-Adresse geschrieben habe?
In den Benachrichtungs-E-Mails aus dem System, die an dich geschickt wurden, siehst du, die Schreibweise deiner E-Mail-Adresse. Diese Groß-/Kleinschreibung ist für das Login wichtig.

Darf die E-Mail-Adresse des Verbandes genutzt werden, wenn ein_e Jugendleiter_in über keine eigene E-Mail-Adresse verfügt?
Nein, es sollte keine E-Mail-Adresse verwendet werden, die nicht die eigene ist. Jede E-Mail-Adresse kann im System nur einmal vorkommen und steht somit nach einmaliger Verwendung nicht für weitere Zwecke innerhalb der Datenbank zur Verfügung. Außerdem werden im System personenbezogene Daten des_der Jugendleiter_in gespeichert. Daher ist die aktive Zustimmung des_der Antragsteller_in unumgänglich.

Es wird ein personenbezogener Account für den_die Jugendleiter_in benötigt, zu dem diese_r auch Zugang haben sollte, wenn sie_er beispielsweise für einen anderen Verband tätig ist. Zudem kann nur mit einer eigenen E-Mail-Adresse der_die Jugendleiter_in über den Fortschritt des Antrages informiert werden. Wenn Antragstellende bislang keine E-Mail-Adresse haben, gibt es verschiedene kostenlose E-Mail-Anbieter, bei denen in kürzester Zeit eine E-Mail-Adresse eingerichtet werden kann.

Die Mail mit meinem Passwort ist nicht angekommen. Was kann ich tun?  
Ggf. wurde die E-mail von deinem Spam-Filter abgefischt. Bitte wirf daher zunächst einen Blick in deinen Junk-Mail-Ordner (entweder in deinem E-Mail-Programm oder in dem Web-Mail-Zugang deines Anbieters). Falls da nichts zu finden ist, kannst du dir unter www.juleica.de/online-antrag.html ein neues Passwort zusenden lassen.

Das Hochladen des Passfotos funktioniert nicht. Was muss beim Bild beachtet werden?
Das hochgeladene Foto muss das Gesicht des_der Antragsteller_in zeigen. Wichtig ist zudem, dass es im Hochkantformat mit dem ungefähren Verhältnis 18 x 20,5 mm (Breite x Höhe) bzw. 220 x 250 Pixel vorliegt, mindestens 150 KB hat und maximal 2 MB groß ist. Außerdem muss es im jpg-Format vorliegen. Es muss unbedingt ein Foto hochgeladen werden, da sonst beim ÖT eine weitere Bearbeitung des Juleica-Antrags nicht möglich ist. Die Karte kann ohne Foto nicht gedruckt werden. 

Um das Foto auf die richtige Größe für das Online-Antragsverfahren zu beschneiden, gibt es im Internet zahlreiche kostenlose Werkzeuge.
Mehr dazu unter www.juleica.de/fotos-beschneiden.0.html oder www.juleica.de/foto.0.html  

Der Internet-Explorer zeigt Bilder nicht an?
Aufgrund von Mängeln am Internet Explorer von Microsoft werden in diesem Browser manchmal nicht oder nicht korrekt angezeigt. Dies kann zum einen an den Einstellungen des jeweiligen Internet Explorer bzw. Rechners liegen. Informationen dazu finden Sie unter support.microsoft.com/kb/283807/de.
Darüber hinaus können Fotos im Format JPG, die mit der Farbtabelle CYMK statt RGB versehen sind, im Internet Explorer von Microsoft nicht angezeigt werden. Dies  trifft auch auf Fotos zu, die bestimmte Zusatzinformationen (EXIF) in der Bilddatei enthalten.
Dies betrifft nicht andere Browser, z.B. Mozilla, Safari oder Opera. Auch werden die Fotos i.d.R. trotzdem durch die Druckerei korrekt verarbeitet.
Da dies aber bei den Trägern in letzter Zeit zu Irritationen geführt hat, wird das System bis auf weiteres Fotos mit diesen Merkmalen nicht mehr annehmen. Dies gilt solange, bis der entsprechende Fehler des Internet Explorer durch Microsoft behoben wird.

Was ist zu tun, wenn das Foto nicht den Anforderungen entspricht?
Dann kann der Antrag vom Träger vorläufig abgelehnt werden. Der_die Antragsteller_in sollte dann ein neues Bild hochladen.
Alternativ kann auch der Träger ein Bild austauschen oder einfügen, wenn er über ein Foto des_der Antragsteller_in verfügt.

Der_die Antragsteller_in ist bei einem Kreisverband tätig. Welcher Träger ist auszuwählen?
In diesem Fall darf im Antragsverfahren bei der Auswahl des Trägers nur die Kreisebene bestimmt und kein Ort ausgewählt werden. Wenn nur der Kreis ausgewählt wurde, werden alle kreisweiten Träger in einer Liste angezeigt.

Was ist zu tun, wenn der Träger nicht in der Auswahlliste gefunden wird?
Der_die Antragsteller_in sollte sich direkt beim freien Träger (Kreis- oder Landesverband) erkundigen, ob ihre_seine Ortsgruppe erfasst worden ist. Vielleicht ist die einzelne Ortsgruppe noch nicht im System registriert worden, sondern nur der Kreisverband. Dann kann dieser im Einzelfall ausgewählt werden. Zudem hat der_die Antragsteller_in die Möglichkeit, der Person, die voraussichtlich beim freien Träger für die Bearbeitung der Juleica-Anträge zuständig ist, mit der Option „Es konnte kein Träger gefunden werden“ eine Benachrichtigungs-E-Mail durch das System zukommen zu lassen.

Der Träger wurde im System nicht gefunden und deshalb eine E-Mail-Adresse angegeben. Eine Reaktion blieb jedoch aus. Was ist zu tun?
Wahrscheinlich wurde die E-Mail-Adresse einer Person angegeben, die selbst keinen Zugang zum System hat. Der_die Antragsteller_in sollte sich nochmals mit dieser Person in Verbindung setzen und sie bitten, die E-Mail mit dem Übernahmecode an eine zuständige Person weiterzuleiten.
Wenn nicht klar ist, wer beim Träger zuständig ist, sollte sich der_die Antragsteller_in direkt beim Träger erkundigen oder sich an die Landeskoordinierungsstelle Juleica in NRW wenden.

Tipp: Die Option „Es konnte kein Träger gefunden werden“ hat sich in der bisherigen Praxis teilweise nicht als praktikabel erwiesen. Eine große Anzahl von Anträgen gelangt nicht zu den zuständigen Empfängern und „schwirrt“ lange im System herum. Daher sollte in jedem Fall die Trägerfrage vor Absendung des Antrages geklärt werden.

Ich habe meinen Online-Antrag falsch ausgefüllt und abgeschickt. Jetzt kann ich den laufenden fehlerhaften Antrag weder bearbeiten noch löschen, um einen neuen mit den richtigen Daten zu erstellen. Was kann ich jetzt machen?!
Wenn du deinen Antrag abgeschickt hast, kannst du gar nichts mehr machen. Dann ist der Träger am Zug, den du ausgewählt hast. Das ist wie bei einem Brief: Wenn du den abgeschickt hast, kannst du nichts mehr ändern. Am besten nimmst du Kontakt zu dem freien Träger auf, den du ausgewählt hast und bittest ihn, den Antrag abzulehnen, dann kannst du den Antrag wieder bearbeiten bzw. einen neuen stellen!

Es wurde aus Versehen der falsche Träger ausgewählt. Muss der Antrag neu gestellt werden?
Wenn ein falscher Träger ausgewählt wurde, wird sich dieser Träger in der Regel melden, weil er den_die Antragsteller_in nicht kennt. Der Träger muss den Antrag endgültig ablehnen. Damit hat der_die Antragsteller_in die Möglichkeit, einen neuen Antrag zu stellen und den richtigen Träger auszuwählen.

Was ist zu tun, wenn der Online-Antrag falsch ausgefüllt wurde (Adresse, Geburtsdatum)?

Dann muss der Antrag vom Träger vorläufig abgelehnt werden. Erst danach kann die Person, die den Antrag gestellt hat, den Antrag wieder bearbeiten. Der Träger kann keine Fehler im Antrag korrigieren. Es besteht auch die Möglichkeit, die Landeskoordinierungsstelle NRW zu bitten, den Antrag löschen zu lassen.

Ich besitze bereits eine Juleica, die jetzt abläuft und ich will eine neue beantragen - wie geht das? 
Im Prinzip genauso, wie beim erstmaligen Beantragen einer Juleica. Da die alten Daten nicht in das Online-System übernommen werden konnten, musst du dich zunächst registrieren und deine Daten hinterlegen. Bitte gib außerdem in Schritt 1/8 deine bisherige Juleica-Nummer ein.
Wenn du in drei Jahren erneut eine Juleica beantragen willst, findest du dann alle Daten von deinem jetzigen Antrag im Archiv und kannst darauf zurückgreifen.   

Was kann man tun, wenn eine Card umgehend gebraucht wird, es aber noch 2-3 Wochen dauert bis der Ausstellungsvorgang abgeschlossen ist?
Einige zuständige Stellen sind in solchen Fällen dazu übergegangen, einen "vorläufigen Ausweis" auszustellen, indem sie die Druckansicht des Antrages ausdrucken und mit dem Hinweis "vorläufiger Ausweis, gültig bis ..." versehen und dies mit Stempel und Unterschrift bestätigen.

Was ist zu tun, wenn bei der Registrierung der Name des_der Antragsteller_in falsch geschrieben wurde?
Der Name kann nachträglich nicht geändert werden. Fällt der Fehler erst auf, wenn der Antrag bereits abgeschickt wurde, kann der_die Antragsteller_in den Träger bitten, den Antrag endgültig abzulehnen. Dann hat der_die Antragsteller_in am darauffolgenden Tag die Möglichkeit, das Benutzerkonto zu löschen und sich neu zu registrieren.

Was ist zu tun, wenn sich der Antrag im Status „Gruppenantrag begonnen“ befindet, aber nicht bearbeitet werden kann?
Sobald die Daten des_der Jugendleiter_in bei einem Gruppenantrag erfasst wurden, erhält sie_er die erste E-Mail mit den Zugangsdaten.
Allerdings ist zu beachten, dass der Gruppenantrag bereits vom Träger abgeschlossen und abgesendet sein muss, damit der_die Jugendleiter_in den Antrag selbst bearbeiten kann. Der Träger kann den Antrag nicht mehr verändern, wenn dieser den Antrag zwar abgeschlossen, aber noch nicht versendet hat.

Ich habe eine E-Mail "Eskalation eines Antrages" erhalten. Was hat es damit auf sich?
Diese Mails werden vom System automatisch verschickt, wenn ein Antrag zu lange unbearbeitet bleibt.

Hat man im Antrag die Möglichkeit, die Nachweise für die erbrachten Kurse (Juleica/Erste Hilfe) als Datei hochzuladen?
Nein, diese Möglichkeit gibt es leider nicht. Wenn euer freier Träger (Verein/Verband) diese Nachweise von euch anfordert, müsst ihr diese entweder per Mail oder auf dem Postweg eurem Träger zusenden.

In Firefox wird die Antragsmaske nicht angezeigt - woran liegt das? 

Das AddOn "Fire Jump 1.0.2.5" sorgt dafür, dass statt der Antragsmaske eine leere Seite angezeigt wird. Bitte deaktiviere dieses AddOn und stell dann den Antrag.

Ich habe Probleme mit der Sicherheitsabfrage beim Beantragen des Zugangs - was kann ich machen?
Damit die Sicherheitsabfrage funktioniert, müssen Cookies von Drittanbietern in den Sicherheitseinstellungen akzeptiert sein.
So stellst du das unter Firefox 3 ein: Gehe im Menü auf "Firefox > Einstellungen > Datenschutz" und dort auf "nach benutzerdefinierten Einstellungen anlegen" Dort muss dann der Haken bei "Cookies von Drittanbietern akzeptieren" gesetzt sein!

Ich habe meine Juleica verloren - wie bekomme ich eine neue?
Du kannst einfach einen neue Juleica beantragen. Wenn du bereits eine Fortbildung besucht hast, die zur Verlängerung der Juleica gilt, gib das einfach in dem entsprechenden Feld in Schritt 2/8 des Online-Antrags an. Wenn du noch keine Fortbildung absolviert hast, schreib in das Feld, dass es eine Ersatz-Juleica werden soll, weil die alte geklaut wurde. Gib dann nach Möglichkeit zusätzlich das Gültigkeitsdatum der alten Karte an, weil dein Träger dir die neue Juleica dann nur mit einer Gültigkeit bis zu diesem Datum ausstellen darf.

Die Antragstellung erfolgt online auf www.juleica.de/online-antrag.de. Wenn du auch deine verlorene Juleica bereits online beantrag hattest, kannst du den alten Account nutzen und auf die Daten zurückgreifen. Wenn die letzte Juleica noch auf dem Papierweg beantragt wurde, musst du dich nun online registrieren.

Ich habe eine E-Mail zur "Übernahme eines Antrags" bekommen - was hat es damit auf sich? 
Wenn Jugendleiter_innen ihren Träger nicht finden können, haben sie trotzdem die Möglichkeit, die Juleica zu beantragen. Dafür geben die Jugendleiter_innen dann die E-Mail-Adresse der Person an, von der sie denken, dass diese für die Bearbeitung zuständig ist.

Wenn du selber keinen Träger-Zugang zum Juleica-Antragsverfahren hast, leite die E-Mail bitte an die/den zuständige_n Mitarbeiter_in weiter - falls diese_r unbekannt ist, im Zweifelsfall immer an die Landesgeschäftsstelle des Verbandes.

Wenn du selber einen Träger-Zugang hast, kannst du dich einloggen, gehst auf Juleica-Anträge > Antrag übernehmen und suchst dort zunächst nach der in der E-Mail angegeben Antragsnummer. Wenn der Antrag zu dir gehört, kannst du den Antrag dann durch Eingabe des Übernahmecodes übernehmen; anderen falls leite die E-Mail bitte an die zuständige Person weiter.

Ich habe eine E-Mail zur Übernahme eines Antrages erhalten. Wenn ich auf "Juleica-Antrag > Antrag übernehmen" den Übernahme-Code eingebe, bekomme ich aber eine Meldung, dass kein Datensatz gefunden wurde.
An dieser Stelle muss zuerst die in der Benachrichtigungs-E-Mail angegebene Antragsnummer eingegeben werden. Manchmal muss man statt des Nachnamen, den Vornamen eingeben, weil Antragsteller_in dieser beim Einrichten des Benutzerkontos leider verwechselt hat. Der Übernahmecode wird anschließend unterhalb der Detailansicht eingetragen, um die Übernahme endgültig zu bestätigen.

Was muss ich beachten, wenn ein_e Antragsteller_in im Ausland wohnt?
Erfreulicher Weise sind auch junge Menschen, aus benachbarten Ländern bzw. mit Wohnsitz dort bei Trägern in Deutschland ehrenamtlich aktiv. Auch sie bekommen, wenn sie die Voraussetzungen erfüllen, eine Juleica.
Für diese Fälle haben wir eine dringende Bitte: Bei Juleica-Anträgen für Jugendleiter_innen mit einer Adresse außerhalb Deutschlands, bitte immer eine alternative Lieferadresse in Deutschland angeben (z.B. den Träger). Im automatisierten Verfahren werden die Karten durch die DP AG außerhalb Deutschlands nicht zugestellt und landen als Rückläufer beim Deutschen Bundesjugendring. Wir müssen dann erst den/die Jugendleiter_in bzw. den Träger kontaktieren und die Karte entsprechend weiterleiten. Damit sind vermeidbare Verzögerungen und Kosten verbunden.

Das Bild beim Juleica-Antrag wird nicht angezeigt (IE 7 / IE 9)?
Bei der Verwendung des Browsers Internet Explorer 7 oder 9 werden die Fotos/Bilder in der Juleica-Datenbank teilweise nicht mehr angezeigt.

Die Lösung ist: Im Internet Explorer gibt es oben in der Leiste mit der URL (siehe Anlage) ein Symbol, welches für „Kompatibilitätsansicht …“ steht. Ist dieses Symbol farbig, dann ist dieser Modus eingeschaltet und die Bilder werden angezeigt; ist es grau, dann werden keine Bilder angezeigt.

Zum Umschalten drauf klicken und den Internet Explorer neu starten.

An wen kann ich mich bei Fragen wenden?
Antragsteller_innen:
wenden Sie sich bitte zunächst an ihre_n zuständige_n Administrator_in in ihrem eigenen Verband/Verein.
Mitarbeiter_innen der Jugendverbände: wenden sich bitte zunächst an die Landesgeschäftsstelle des jeweiligen Jugendverbandes.
Mitarbeiter_nnen von kleinen freien Trägern
: wenden sich bitte an das jeweils zuständige örtliche Jugendamt.
Mitarbeiter_nnen der Landesgeschäftsstellen der Jugendverbände und der öffentlichen Träger:
wenden sich bitte an die jeweilige Landeszentralstelle

Ich habe einen Juleica-Antrag vorerst abgelehnt, möchte ihn aber jetzt freigeben. Ich komme da aber nicht weiter, kann den Antrag gar nicht bearbeiten und freigeben. Was muß ich tun?
Wenn Sie einen Antrag (vorläufig) ablehnen, landet der Antrag wieder zur Bearbeitung bei der/dem Antragsteller_in. Deshalb muss jetzt die/der Antragsteller_in den Antrag erneut absenden, damit er durch Sie bearbeitet werden kann. Sie sollten deshalb Anträge nur dann ablehnen, wenn ein Nachbesserungsbedarf durch die/den Antragsteller_in besteht, nicht aber, wenn nur Rückfragen gestellt werden müssen. Diese sollten Sie per E-Mail außerhalb des Antragssystems klären.

Wie werden die Karten produziert?
Die Karten werden weiterhin zentral produziert. Allerdings entfällt der monatliche Bearbeitungsstichtag. Sobald für Anträge die Druckfreigabe vorliegt und genügend Anträge für einen Druckbogen gesammelt wurden, werden diese produziert und anschließend direkt der/dem Jugendleiter-in zugeschickt, sofern keine alternative Lieferanschrift angegeben wird.



Weitere häufig gestellte Fragen zur Juleica: www.juleica.de/666.0.html

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